Tietosuojakäytäntö

Tältä sivulta löydät tietosuoja-asetuksen mukaiset asiakasrekisteri- sekä markkinointi- ja sidosryhmärekisterin rekisteriselosteet.

Comatec Groupin, Insinööritoimisto Comatec Oy:n ja tytäryhtiöiden asiakasrekisteriseloste

1a Rekisterinpitäjä

Nimi: Insinööritoimisto Comatec Oy (y-tunnus: 0946936-6)
Osoite: Kalevankatu 7 C, 33100 Tampere
Muut yhteystiedot: Puh. +358 29 000 2000

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Janne Lammela, Chief Information Officer
Osoite: Kalevantie 7 C, 33100 Tampere
Muut yhteystiedot: Puh. 040-621 3156, janne.lammela@comatec.fi

3 Rekisterin nimi

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Comatec Group, Insinööritoimisto Comatec Oy ja sen tytäryhtiöt (“Comatec tai ”rekisterinpitäjä”) käsittelevät henkilötietoja. Tietosuojaselostetta sovelletaan verkkosivuihimme ja asiakassuhteen hoitoon sekä tarjoamiimme tuotteisiin ja palveluihin liittyvään henkilötietojen käsittelyyn.

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

Käyttötarkoitukset (ja suluissa oikeusperusteet) henkilötietojen käsittelylle ovat:

• tuotteiden ja palveluiden toimittaminen, asiakassopimusten tekeminen sekä tilausten hoitaminen (sopimussuhde tai sen valmistelu)
• asiakaspalvelu ja -viestintä sekä asiakastyytyväisyyskyselyt (oikeutettu etu)
• laskutus, luottopäätökset ja saatavien perintä (oikeutettu etu)
• markkinointi ja suoramarkkinointi: lisätietoja markkinointia koskevasta tietosuojaselosteesta
• rekisterinpitäjän tuotteiden ja palveluiden kehittäminen (oikeutettu etu)
• sidosryhmäsuhteiden hoitaminen sekä alihankinta ja palveluntarjoajien kanssa tehtävä yhteistyö (oikeutettu etu, sopimussuhde tai sen valmistelu)
• verkkosivustomme ja muiden palveluidemme käyttäjäkokemuksen parantaminen ja käyttäjäliikenteen seuranta (suostumus)
• sisäinen sekä konsernintasoinen raportointi ja muut hallinnolliset toimenpiteet (lakisääteisen velvoitteen noudattaminen)
• takuu- ja virhevastuuasioiden hoitaminen sekä reklamaatioiden käsittely ja oikeudenkäynti- ja viranomaismenettelyiden hoitaminen (lakisääteisen velvoitteen noudattaminen)
• väärinkäytösten estäminen ja niiden tutkinta, sekä tietoturvan, henkilöiden ja omaisuuden turvallisuuden varmistaminen (oikeutettu etu)
• muiden lakisääteisten velvollisuuksien (esim. kirjanpitoon ja verotukseen liittyvät toimet) sekä raportointivelvollisuuksien hoitaminen

Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuun, arviomme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidylle ja olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä oikeutettua etua. Annamme pyynnöstä lisätietoja oikeutettuun etuun perustuvasta henkilötietojen käsittelystä.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää rekisteröidyn tarpeellisia yksilöintitietoja sekä muita rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja asiakasorganisaatioiden yhteyshenkilöistä:

• Yhteystiedot, kuten nimi, osoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, asema yrityksessä ja äidinkieli.
• Tiedot yhteydenotoista, tapaamisista ja osallistumisista (asiakasorganisaatiot).
• Rekisterissä voidaan käsitellä tuotteen ja/tai palvelun ostaneista yllä lueteltujen lisäksi seuraavia asiakassuhdetietoja: laskutus- ja maksutiedot, tilaustiedot, asiakaspalautteet, muu viestintä sekä reklamaatiot.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevia tietoja kerätään asiakasorganisaatioiden, potentiaalisten asiakasorganisaatioiden tai sidosryhmien henkilöiltä itseltään, kun rekisteröity ostaa tai tilaa tuotteitamme tai palveluitamme joko itse tai edustamansa organisaation puolesta, muun kontaktoinnin yhteydessä puhelimitse, internetin kautta, sähköpostilla tai markkinointitoimenpiteiden, kuten tapahtumien yhteydessä. Tapauskohtaisesti voimme kerätä tietoja myös Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin.

Henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää myös erilaisia palveluntarjoajia ja muita kolmansia tahoja, kuten teknisten ratkaisujen tai palvelintilan tarjoajia tai kirjanpito- ja taloushallinnon palveluntarjoajia. Myös konserniyhtiöt voivat käsitellä henkilötietoja toisen konserniyhtiön lukuun.

Huolehdimme henkilötietojen käsittelyssä käyttämiemme tahojen kanssa tietosuojalainsäädännön edellyttämistä sopimuksista.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille tahoille lainsäädännön tai viranomaisen velvoittamissa tilanteissa taikka väärinkäytösten selvittämiseksi, sekä turvallisuuden varmistamiseksi. Lisäksi henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan oikeudenkäyntien tai vastaavien oikeudellisten menettelyiden yhteydessä. Maksamattomien laskujen perintätoimenpiteitä varten voidaan luovuttaa yksittäisiä tietoja kyseessä olevan palvelun toimeksiannon pohjalta sitä suorittavalle yritykselle.

Mikäli rekisterinpitäjä tai sen kanssa samaan konserniin kuuluva yhtiö on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä, voidaan henkilötietoja luovuttaa järjestelyn osapuolille tai järjestelyssä avustaville tahoille.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen vastaanottajista.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n Ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat palveluntarjoajat voivat kuitenkin olla sijoittautuneet Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai ne voivat siirtää henkilötietoja ns. kolmansiin maihin.

Kun tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, yritys huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita käyttäen tai perustuen Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen siirtoihin ja käytettyihin suojamekanismeihin liittyen.

9 Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi ja aina lainsäädännön velvoittaman ajan (esimerkiksi kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai oikeudenkäyntiä tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämistä varten. Säilytämme asiakastietoja pääsääntöisesti 10 vuotta viimeisimmän myyntitapahtuman tai muun kontaktin jälkeen. Tämän jälkeen henkilötiedot poistetaan tai muutetaan anonyymeiksi kohtuullisessa ajassa.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen säilytyskäytännöistä.

10 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä automaattista päätöksentekoa emmekä profiloi asiakkaitamme.

11 Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Comatec ei kerää asiakasorganisaatioista, potentiaalisista asiakasorganisaatioista tai muista sidosryhmistä manuaalista aineistoa.

Sähköinen aineisto

Rekisterin käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Henkilötiedot, joita säilytetään sähköisesti, on asianmukaisesti suojattu ulkopuolisilta palomuurein ja muin teknisin suojakeinoin, kuten käyttäjätunnuksin ja salasanoin.

12 Rekisteröidyn oikeudet

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden käyttämisestä on alla olevassa markkinointia koskevassa tietosuojaselosteessa.

Comatec Groupin, Insinööritoimisto Comatec Oy:n ja tytäryhtiöiden markkinointirekisteriseloste

1a Rekisterinpitäjä

Nimi: Insinööritoimisto Comatec Oy (y-tunnus: 0946936-6)
Osoite: Kalevankatu 7 C, 33100 Tampere
Muut yhteystiedot: Puh. +358 29 000 2000

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Janne Lammela, Chief Information Officer
Osoite: Kalevantie 7 C, 33100 Tampere
Muut yhteystiedot: Puh. 040-621 3156, janne.lammela@comatec.fi

3 Rekisterin nimi

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Comatec Group, Insinööritoimisto Comatec Oy ja sen tytäryhtiöt (“Comatec tai ”rekisterinpitäjä”) käsittelevät henkilötietoja markkinoinnin ja sidosryhmiin liittyvän toiminnan yhteydessä.

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää rekisteröidyn tarpeellisia yksilöintitietoja sekä muita rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja, kuten:

• Yhteystiedot, kuten nimi, osoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, asema yrityksessä ja äidinkieli
• Markkinoinnin ja viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot, kuten annetut suostumukset, historiatiedot lähetetyistä kampanjoista tai uutiskirjeistä (asiakasorganisaatiot, uutiskirjeen tilaajat, potentiaaliset asiakasorganisaatiot, sidosryhmät)

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevia tietoja kerätään asiakasorganisaatioiden, potentiaalisten asiakasorganisaatioiden tai sidosryhmien henkilöiltä itseltään, kun rekisteröity ostaa tai tilaa tuotteitamme tai palveluitamme joko itse tai edustamansa organisaation puolesta, muun kontaktoinnin yhteydessä puhelimitse, internetin kautta, sähköpostilla tai markkinointitoimenpiteiden, kuten tapahtumien yhteydessä. Tapauskohtaisesti voimme kerätä tietoja myös Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin.

Henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää myös erilaisia palveluntarjoajia ja muita kolmansia tahoja, kuten teknisten ratkaisujen tai palvelintilan tarjoajia. Tässä tarkoituksessa tietoja siirretään esimerkiksi Insinööritoimisto Comatec Oy:n ja sen tytäryhtiöiden omien asiakas- ja markkinatutkimuksien ja muiden vastaavien selvitysten tekemistä varten ulkopuoliselle palveluntarjoajalle. Myös konserniyhtiöt voivat käsitellä henkilötietoja toisen konserniyhtiön lukuun.

Huolehdimme henkilötietojen käsittelyssä käyttämiemme tahojen kanssa tietosuojalainsäädännön edellyttämistä sopimuksista.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen vastaanottajista.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n Ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.  Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat palveluntarjoajat voivat kuitenkin olla sijoittautuneet Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai ne voivat siirtää henkilötietoja ns. kolmansiin maihin.

Kun tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, yritys huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita käyttäen tai perustuen Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen siirtoihin ja käytettyihin suojamekanismeihin liittyen.

9 Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi ja aina lainsäädännön velvoittaman ajan (esimerkiksi kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai oikeudenkäyntiä tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämistä varten. Markkinointiin liittyviä tietoja säilytämme pääsääntöisesti 10 vuotta viimeisimmän myyntitapahtuman tai muun kontaktin jälkeen. Tämän jälkeen henkilötiedot poistetaan tai muutetaan anonyymeiksi kohtuullisessa ajassa.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen säilytyskäytännöistä.

10 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä automaattista päätöksentekoa emmekä profiloi asiakkaitamme.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Comatec ei kerää asiakasorganisaatioista, potentiaalisista asiakasorganisaatioista tai muista sidosryhmistä manuaalista aineistoa.

Sähköinen aineisto

Sähköiset aineistot ovat palvelimella, jota säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä. Järjestelmään tallennettuihin henkilötietoihin on käyttöoikeus vain niillä henkilöillä, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä tietoja ja tarvitsevat tietoja tehtävissään. Ympäristöt ovat suojattu asianmukaisin palomuurein ja teknisin suojauksin, kuten käyttäjätunnuksin ja salasanoin.

10 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet omiin henkilötietoihinsa. Oikeuksien soveltaminen kussakin yksittäistilanteessa riippuu kuitenkin henkilötietojen käyttötarkoituksesta sekä -tilanteesta.

• Oikeus päästä henkilötietoihin. Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja sekä muut tietosuojalainsäädännön mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä. Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös henkilötiedoista.
• Oikeus henkilötietojen oikaisuun. Rekisteröidyllä on tietyin rajoituksin oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista tai poistamista.
• Oikeus henkilötietojen poistamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti pyytää henkilötietojensa poistamista. Pyynnöstä poistamme henkilötiedot, ellei lainsäädäntö, taikka jokin muu tietosuojalainsäädännön mukainen soveltuva poikkeusperuste edellytä meitä säilyttämään henkilötietoja.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus pyytää tietyissä tilanteissa henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.
• Oikeus henkilötietojen siirtämiseen. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Siirto-oikeus koskee lähtökohtaisesti sellaisia henkilötietoja, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja joiden käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus tai sopimus, ja/tai joiden osalta käsittely suoritetaan automaattisesti.
• Oikeus käsittelyn vastustamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti vastustaa oikeutettuihin etuihin perustuvaa henkilötietojen käsittelyä, mukaan lukien profilointia. Voimme kieltäytyä pyynnöstä, jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän taikka kolmannen tahon pakottavien ja oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Rekisteröidyllä on kuitenkin aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin ja suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin.
• Oikeus peruuttaa suostumus. Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien henkilötietojen käsittelyyn. Suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Oikeuksien käyttäminen

Toivomme, että olet yhteydessä meihin, jos sinulla herää kysymyksiä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen.

Voit lähettää rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön kirjeitse tai sähköpostitse käyttämällä tässä tietosuojaselosteessa mainittuja yhteystietoja.

Pyynnön esittäjän henkilöllisyys voidaan tarkistaa ennen pyynnön käsittelemistä. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Jos pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan erikseen.

11 Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsääsäädännön vastaisesti.

Suomen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät täältä.