Seach
Tekninen dokumentointi on tärkeä osa tuotteen imagoa ja turvallisuutta. Comatec Groupin asiakkaat ostavat merkittäviä määriä teknisen dokumentoinnin palveluja ja alalla on hyviä kasvunäkymiä. Comatec on tehnyt teknistä dokumentaatiota pitkään eri asiakkaille, myös suoraan asiakkaiden omiin järjestelmiin. Mikko Helmisen johdolla Comatec on kehittänyt teknisen dokumentoinnin palveluitaan. Siihen liittyy olennaisena osana rakenteinen dokumentointi ja sen mukanaan tuomat mahdollisuudet.
Robottisolujen turvallistaminen kuuluu myös Comatecin asiantuntija- palveluiden palvelutarjontaan. Aikaisemmassa tehtävässään projekti- päällikkönä Cadring Oy:ssä Mikko toimi vetäjänä muun muassa tuotantolaite- ja robottiprojekteissa.
Mikko Helminen toimii Comatecin asiantuntijapalveluiden liiketoimintapäällikkönä. Hän vastaa liiketoimintayksikkönsä kehittämisestä, myynnistä ja osaston ihmisten hyvinvoinnista ja heidän osaamisensa kehittämisestä.
Comatecin asiantuntijapalveluihin kuuluu olennaisena osana dokumentointi. Dokumentointi on tärkeä osa tuotteen laatua. Se on usein lakisääteistä, lisää tuotteen turvallisuutta ja parantaa käytettävyyttä. Dokumentaation ulkoasu on osa yrityksen imagoa.
Comatec on tehnyt teknistä dokumentaatiota pitkään eri asiakkaille hajautuneesti ja perinteisin Office-ohjelmin tai asiakkaiden omiin järjestelmiin. Dokumentoinnissa on ollut selkeästi tarvetta tehostamiselle ja erityisesti järjestelmäriippumattomuudelle.
Keväällä 2017 aloitettiin dokumentoinnin liiketoiminnan kehitystyö, josta nuorempi suunnittelija Minna Kettunen tekee juuri diplomityötään. Kehitystyön tuloksena järjestelmäriippumaton rakenteisen dokumentoinnin järjestelmä on otettu jo käyttöön. Comatec pystyy nyt tarjoamaan kehittyneitä teknisen dokumentoinnin palveluita laajamittaisesti kaikille asiakkailleen.
– Comatecissa koetaan tärkeänä, että tekniseen dokumentointiin panostetaan ja siksi Comatec kehittää uutta liiketoimintaa teknisen dokumentoinnin ympärille. Uskomme vahvasti, että tämä antaa asiakkaillemme merkittävää lisäarvoa, Mikko Helminen toteaa.
– Uudistettuun palveluumme liittyy olennaisena osana rakenteisen dokumentoinnin järjestelmä, jonka toimittajaksi ja järjestelmäkumppaniksi valittiin kotimainen Fenten Oy, Mikko kertoo.
– Järjestelmä toimii pilvipalveluna, johon on mahdollista järjestää pääsy myös asiakkaalle dokumenttien jakelua varten. Dokumentit, muun muassa käyttö- ja huolto-ohjeet sekä esimerkiksi koulutusmateriaali, voidaan jakaa järjestelmän avulla sähköisesti erilaisissa formaateissa.
– Rakenteisen dokumentoinnin periaatteena on, että teksti ja muotoilu hallitaan omina osinaan modulaarisesti, jolloin esimerkiksi yrityksen imagoon vahvasti vaikuttavan ulkoasun päivittäminen onnistuu helpommin ilman, että koko dokumentti pitää käydä läpi kohta kohdalta.
– Käyttö-, huolto- ja muiden ohjeiden tuottamiseen käytetään ensisijaisesti Fentenin DoX-järjestelmää, jonka pystymme tarvittaessa myös toimittamaan asiakkaalle.
DoX CMS (DoX Content Management System) on helppokäyttöinen, moderni ja täysin selainpohjainen pilvipalveluna toimitettava CMS-järjestelmä teknisen dokumentaation tuottamiseen.
DoX kattaa kaikki IOMS-tarpeet helppoa verkkopohjaista sisällöntuotantoa ja julkaisua varten. Sisältö on rakenteistettu monikäyttöisiksi XML-moduuleiksi, joissa on DITA-tuki.
– Järjestelmä auttaa hyödyntämään jo kirjoitettuja tekstejä uudelleen sekä vähentää muun muassa käännöstöiden määrää. Tämä säästää aikaa ja kustannuksia sekä parantaa dokumentaation laatua, Mikko sanoo.
– Myös ohjeiden päivittäminen helpottuu, kun rakenteinen teksti voidaan yhdellä kerralla päivittää dokumentteihin, joissa sitä on käytetty.
– Rakenteellisuus voidaan tuoda DoX-järjestelmään muista vastaavista järjestelmistä, mikä helpottaa järjestelmän vaihtamista, Mikko kertoo.
– Järjestelmä ja palvelu eivät ole riippuvaisia toisistaan. Asiakkaamme voi ottaa molemmat tai vain toisen meiltä. Tämän järjestelmän etu on se, että asiakas ei ole riippuvainen palveluntarjoajasta ja järjestelmästä, Mikko korostaa.
– Asiakkaamme, esimerkiksi komponenttitoimittaja, voi toimittaa ohjeen osan loppuasiakkaansa järjestelmään.
– Järjestämästä ei koidu asiakkaalle suuria investointeja. Comatec voi käyttää järjestelmää ja tuottaa dokumentit, jotka asiakas saa käyttöönsä. Asiakas voi kuitenkin halutessaan ottaa järjestelmän käyttöönsä, jolloin asiakkaan henkilökunta pystyy itsekin muokkaamaan dokumentteja.
– Kaikki tieto, joka tuodaan järjestelmään tai on luotu sillä, on asiakkaan omaisuutta.
– Me haluamme ensisijaisesti tarjota erinomaista palvelua, johon asiakas on tyytyväinen, Mikko toteaa.
Nykyään yrityksillä on paljon sisällöltään monipuolista dokumentaatiota, jota pitää kopioida eri osastoihin ja eri tarkoituksiin. DoX-järjestelmän työkaluilla olemassa olevaa sisältöä voi käyttää uudelleen yhdestä lähteestä ja sisältöä voi julkaista reaaliaikaisesti monissa formaateissa eri laitteisiin. Aikaa ja vaivaa säästyy dokumentoinnin kaikissa vaiheissa.
– Jos jokin tekstiosio ohjekirjassa muuttuu, nähdään heti mitkä kirjat pitää päivittää ja julkaista. Järjestelmä sisältää myös hyväksyntäprosessit, Mikko kertoo.
– Eri osia samasta aineistosta voidaan käyttää eri dokumenteissa, kuten käyttö-, huolto- ja asennusohjeet, varaosaluettelot tai harjoitusmateriaalit. Dokumentteihin, esimerkiksi huolto-ohjeisiin voidaan lisätä interaktiivista sisältöä, joka pakottaa asentajan toimimaan ohjeen mukaisesti.
– Varaosakirjojen tuottamiseen pystymme tarjoamaan LinkOne-järjestelmää, joka mahdollistaa perinteisten varaosakirjojen lisäksi muun muassa sähköisten varaosakirjojen tuottamisen sekä nykyaikaiset verkkokauppatoiminnot varaosakirjan yhteyteen. Näiden avulla asiakas voi vastaanottaa varaosatilaukset suoraan LinkOne-järjestelmän kautta.
– Perinteiset PDF-kirjat voidaan tuoda sähköiseen muotoon ja vahvistaa siten asiakkaiden liiketoimintaa ja varaosamyyntiä, Mikko toteaa.
– Samalla, kun olemme siirtyneet käyttämään rakenteisen dokumentoinnin järjestelmää, olemme perustaneet erityisen dokumentoinnin tiimin, joka on osa asiantuntijapalveluita, Mikko sanoo.
– Asiantuntijapalveluiden kokenut dokumentoinnin tiimi tuottaa dokumentit projekteihin kaikilla palvelumalleillamme: Ratkaisut, Projektit ja Tekijät.
– Uskomme vahvasti, että tämä kehitystyö tuo lisäarvoa asiakkaillemme. Ottakaa yhteyttä. Hoidetaan homma yhdessä, Mikko kehottaa.
TEKSTI: TAINA SYRJÄNEN